Zakelijke kosten aftrekken als zzp'er

Wat mag je aftrekken?

Kosten die binnen redelijke grenzen nodig zijn voor je onderneming, bijvoorbeeld je inschrijving bij de KVK, de huur van een bedrijfsruimte, de inrichting van je kantoor of werkplaats, onderhoud, verzekeringen en reizen met het openbaar vervoer. Gebruik je iets zowel zakelijk als privé, dan trek je alleen het zakelijke deel af.

Kun je de btw op een kostenpost terugvragen, dan trek je de kosten zonder btw af. Kun je dat niet, bijvoorbeeld omdat je de kleineondernemersregeling gebruikt, dan trek je ze inclusief btw af.

Beperkt aftrekbaar: eten, drinken en representatie

Voor voedsel, drank en genotmiddelen (ook zakenlunches en -diners), representatie, congressen, seminars en studiereizen kies je elk jaar één van twee manieren:

• Een drempel: de eerste € 5.700 van die kosten in 2026 is niet aftrekbaar, alles daarboven wel.
• Of je trekt 80% van die kosten af.

Reis- en verblijfkosten voor een congres of seminar zijn beperkt tot € 1.500, tenzij je er voor je werk bij moest zijn. Niet aftrekbaar zijn onder meer gewone kleding, persoonlijke verzorging, je telefoonabonnement thuis en boetes.

Je werkruimte thuis

Kosten voor een werkplek in je huis zijn meestal niet aftrekbaar. Alleen een zelfstandige werkruimte telt, en dat betekent in de praktijk een eigen ingang, eigen sanitair en een ruimte die je aan een ander zou kunnen verhuren. Een bureau in de woonkamer of een slaapkamer die je als kantoor gebruikt, valt daar niet onder.

En de btw op die kosten?

• De btw op eten en drinken in een restaurant of café trek je niet af, ook niet als het een zakenlunch is.
• Relatiegeschenken en giften: boven € 227 per ontvanger per jaar vervalt je btw-aftrek, en moet je al afgetrokken btw terugbetalen.
• Privé-aankopen en kosten voor vrijgestelde omzet: geen btw-aftrek.

In Katsjing kies je per kostenregel het btw-tarief en de categorie van de kosten. Zo zie je aan het eind van het jaar hoeveel je aan representatie en etentjes uitgaf, en kun je kiezen tussen de drempel en de 80%.

Veelgestelde vragen

Is een zakenlunch aftrekbaar?

Voor de inkomstenbelasting beperkt: hij valt onder de drempel van € 5.700 of de 80%-regeling. De btw op de lunch trek je niet af.

Mag ik mijn laptop in één keer aftrekken?

Dat hangt af van de prijs. Duurdere spullen die je meerdere jaren gebruikt, schrijf je af over hun gebruiksduur in plaats van ze in één keer als kosten te nemen.

Lees ook