Hoe lang moet je je administratie bewaren?

Hoe lang?

De termijn begint pas als een gegeven niet meer actueel is. De Belastingdienst geeft het voorbeeld van een leasecontract van vier jaar: dat bewaar je die vier jaar, en pas daarna beginnen de zeven jaar te lopen.

Wat moet je bewaren?

• Je grootboek.
• Je debiteuren- en crediteurenadministratie.
• Je verkoop- en inkoopadministratie, met alle facturen die je stuurt en krijgt.
• Je voorraad- en loonadministratie, als je die hebt.
• Je urenregistratie, als je het urencriterium, de zelfstandigenaftrek of de meewerkaftrek gebruikt.

Facturen bewaar je in de vorm waarin je ze hebt verstuurd of ontvangen. Een digitale factuur sla je dus digitaal op; uitprinten is niet genoeg.

Mag je bonnetjes scannen en weggooien?

Ja, als de scan een juiste en volledige weergave is van het origineel en de gegevens de hele bewaartermijn leesbaar blijven. Dan hoef je de originele bonnetjes en facturen niet te bewaren, zegt de Belastingdienst. De administratie moet wel binnen een redelijke termijn te controleren zijn.

Bewaren met Katsjing

In Katsjing hangt de bon of pdf aan de boeking waar hij bij hoort, en het controleraster laat zien welke geboekte inkoopfacturen nog geen bon hebben. Wil je je administratie ook buiten Katsjing bewaren, dan zet een maandelijkse back-up alles in je eigen opslag, zoals OneDrive, Google Drive of Dropbox.

Veelgestelde vragen

Moet ik ook mijn urenregistratie bewaren?

Ja, als je het urencriterium gebruikt voor de zelfstandigenaftrek of de meewerkaftrek. De Belastingdienst kan vragen hoe je aan je uren komt.

Kan ik met de Belastingdienst een kortere termijn afspreken?

Voor de basisgegevens niet: je grootboek, debiteuren en crediteuren en je in- en verkoopadministratie bewaar je altijd zeven jaar. Voor andere gegevens kun je met je belastingkantoor schriftelijk een kortere termijn of een andere vorm afspreken.

Lees ook